Видеоконференция – инструмент коммуникации для современных организаций

Видеоконференция – это современный и эффективный способ коммуникации, все чаще используемый организациями, не только большими, но также маленькими и средними.

Содержание:
1. Какие преимущества дает внедрение видеоконференций?
2. Экономия времени и сокращение расходов
3. Повышение производительности труда
4. Улучшение коммуникации на предприятии
5. Эффективная работа в команде
6. Видеоконференция в Скайпе, Zoom, Google Hangouts

Этот инструмент позволяет оптимизировать бизнес-деятельность компаний, в том числе сокращает расходы, связанные с командировками сотрудников.

Какие преимущества дает внедрение видеоконференций?

Вместе с развитием телекоммуникационных услуг возрастает количество организаций, внедряющих современные системы видеоконференций, используемых

• в процессах поиска новых работников (собеседований),
• в обучении сотрудников,
• в разговорах с клиентами и
• во многих других рабочих моментах.

Поставщики услуги «видеоконференции» безразличны к тому факту, какое по размеру предприятие они обслуживают. Предложение актуально для нужд как для мелких, так и крупных предприятий.

Экономия времени и сокращение расходов

Снижение расходов на командировки – это одно из ключевых преимуществ внедрения решения вопросов с помощью видеоконференций в фирмах.

Благодаря такому видеоформату, можно сократить расходы на резервирование отелей, на оплату залов для конференций, на поддержание иных средств коммуникации. Также можно сократить время на сами поездки, особенно в другие страны.

Затраты на внедрение системы видеоконференций возвращаются в очень короткий период времени.

Повышение производительности труда

Хорошо подобранный инструмент влияет на качество исполняемой работы, улучшая таким образом достигнутые командой результаты.

Сотрудники компаний, где внедряется система видеоконференций, могут связаться друг с другом в любое время и в любом месте, даже в пределах одного учреждения, что сокращает время обсуждения, согласования и выполнения многих действий, которые требуют консультации или экспертной поддержки.

Видеоконференция позволяет сделать подключение до 200 участников в режиме реального времени.

Благодаря этому реализация проектов и иных рабочих моментов проходит гораздо быстрее и эффективнее.

Улучшение коммуникации на предприятии

Видеоформат не только улучшает взаимодействие между сотрудниками, но также представляет собой отличный инструмент общения внутри всей компании.

Видеоконференции успешно могут заменить регулярные встречи совета директоров, а также упростить доведение до сведения сотрудников распоряжений руководителей высшего звена.

За счет такого видео-общения также улучшается связь компании с людьми, работающими вне офиса. Благодаря этому сотрудники, работающие удаленно, чувствуют себя частью организации, не оторванными от нее – это положительно отражается на их лояльности по отношению к работодателю.

Эффективная работа в команде

В эпоху оцифровки и динамического развития корпораций, инновационные идеи и высокотехнологичные проекты возникают часто в результате международных консультаций специалистов из разных областей.

Внедрение видеоконференцсвязи в компании позволяет собрать и объединить в сотрудничестве отдельных лиц, несмотря на их географическое положение. Предоставление команде проектировщиков высококачественных средств связи повышает эффективность их работы.

Кроме того, компания, которая инвестирует в новые технологии, воспринимается как современный и открытый для инноваций работодатель, что не только привлекает лучших сотрудников, но также влияет на мотивацию всей команды.

И наоборот, большее число поездок вместо видеоконференций – это несравненно более высокие расходы на транспорт, на ту же связь, на гостиницы, на культурные программы, часто сопровождающие подобные офлайновые встречи сотрудников из разных регионов.

А где гарантии, что одна или несколько подобных «личных» встреч не окажутся неэффективными, что некоторые вопросы, подготавливаемые заранее, не будут проработаны?

Ошибки в подготовке видеоконференций также не исключены, но цена их намного ниже, как в денежном выражении, так и в неизмеримо большем репутационном отношении, когда много важных сотрудников будут «сорваны со своих мест», отправлены на встречу, которая, не дай бог, не приведет к ожидаемому результату.

В то время как  любую видеоконференцию можно легко повторить позже без ущерба для репутации компании и ее сотрудников.

В общем, все доказывает важность и полезность применения видеоконференций в работе компаний любого размера. Отсюда и широкое распространение подобных инструментов в реальном бизнесе.

Видеоконференция в Скайпе, Zoom, Google Hangouts

Существует много программных продуктов, которые позволяют организовывать видеоконференции.

Сервис для видеоконференций Zoom находится по адресу: https://zoom.us/

На Zoom есть русский язык. Можно бесплатно общаться до 40 минут, затем связь прерывается, надо еще раз созваниваться. Либо надо оплатить использование этой программы для проведения видеоконференции.

Другой известный сервис Google Hangouts, которое позволяет мгновенно обмениваться сообщениями и проводить видеоконференции. Разработано компанией Google и выпущено в мае 2013 года. Находится по адресу: https://hangouts.google.com/?hl=ru

Даже ставший уже привычным Скайп позволяет это делать для небольшого количества участников: от 2-х до 5-и. Можно и больше, но нет гарантии, что связь будет работать стабильно, так как Скайп – это программа в основном для видеозвонков от одного абонента к другому.

Но, тем не менее, даже в Скайпе можно создать группу, в нее внести, скажем, 4-5 участников, будущих участников видеоконференции, и совсем бесплатно (!) подключить их всех одновременно в нужное заранее установленное время.

Каждый участник этой группы будет видеть всех остальных участников, слышать их, говорить так, чтобы все слышали. Как будто все находятся рядом друг с другом за одним столом.

Кроме того, Скайп позволяет показывать всем участникам видеоконференции рабочий стол любого из соединенных на конференцию компьютеров.

Скажем, на одном из 5-и соединенных друг с другом компьютеров размещены презентации, которые надо показать и прокомментировать на конференции. Тогда тот, кто работает за этим компьютером во время видео разговора, открывает доступ к демонстрации своего рабочего стола.

С этого момента на все соединенные между собой компьютеры будет автоматически транслироваться картинка с рабочего стола данного компьютера. И теперь достаточно на этом компьютере запустить презентацию, и все участники видео конференции ее увидят.

Что интересно, изображения участников конференции тоже останутся, но они превратятся в маленькие экраны, не мешающие восприятию транслируемой информации.

Скайп, конечно, не решает всех вопросов, требуемых для настоящей полномасштабной видеоконференции. Но ведь и бизнесы у нас бывают разные.

Кто-то ведет огромный бизнес с несколькими десятками или даже сотнями территориально распределенных филиалов. В этом случае желательно применять профессиональные программы для организации и проведения видеоконференций с большим количеством участников одновременно.

С другой стороны, у нас есть немало бизнесов небольших, где 2-5 участников видеоконференции – это больше, чем достаточно. Тогда и бесплатный Скайп вполне подойдет.

Об интернете и технике для видеоконфренций

Для любых, как платных, так и бесплатных программ для проведения видеоконференций нужен хороший Интернет, хорошее подключение к Интернету для всех компьютеров, на базе которых формируется конференция.

Медленный Интернет, работающий с прерываниями и зависаниями, для видеоконференции не годится. Причина проста – для передачи видеосигналов нужна хорошая пропускная способность каналов передачи информации, нужен хороший Интернет.

Также как и не годятся для Скайпа слабые компьютеры. Техника и связь должны быть отличными, должны быть на высоте в компании, которая хочет применять новые современные технологии, упрощающие коммуникации и способствующие развитию бизнеса.

Осталось в заключение лишь повторить, что видео формат общения, видеоконференции как средство внутрикорпоративных коммуникаций, и как средство внешних коммуникаций – это уже реальность, это современно и очень перспективно.

Дополнительные материалы:

1. История успеха Samsung

2. Дисциплина руководителей

3. Самый короткий аудит ИСО за 15 минут