Начнем с байки про свалку, точнее, про организацию работы на свалке, а затем перейдем к бюрократии.
Байка про свалку
Однажды американское правительство приобрело пустынный кусок земли для свалки. Для охраны свалки был нанят ночной сторож.
Через некоторое время проверка установила, что сторож работает совершенно без инструкции. Специальным распоряжением Конгресса был создан Плановый Отдел с двумя служащими:
- для написания инструкций и
- для контроля за его работой.
Еще через некоторое время потребовалось проверить работу сторожа: было создано Управление Контроля с двумя служащими:
- для непосредственного контроля за сторожем и
- для написания отчетов о работе.
Для проверки финансовой дисциплины этих отделов была создана Бухгалтерия
- с табельщиком и
- бухгалтером.
А для общего руководства пришлось создать Административный Отдел
- с начальником,
- его заместителем и
- юристом.
Через год Конгресс обнаружил, что государственные затраты на свалку превысили 18 тысяч долларов и было принято решение экономить средства.
Уволили сторожа.
Бюрократия или здравый смысл?
Что интересно, бюрократия даже не понимает юмора, когда подобным образом решает проблемы оптимизации. Бюрократы – это очень серьезные люди, преисполненные решимости действовать в соответствии с утвержденными инструкциями. А там, где таких инструкций нет, они тут же готовы их написать, создать, внедрить, проконтролировать выполнение.
Все это делается, что называется, на полном серьезе. В моей личной практике, когда я своему руководству весьма крупной организации на цифрах пояснил всю абсурдность созданной системы отчетности, где только от одного не самого большого филиала в год приходило до 1100 отчетов, да-да, более тысячи (!), в ответ я услышал фразу примерно следующую: «А как же иначе ими можно управлять?!»
Видение бизнеса, видение процессов через документы, через инструкции, через регламенты – это одна сторона медали. Без этого нельзя в современном производстве, в продажах, в услугах, там многое что регламентируется и документируется.
Но нельзя обходиться и без здравого смысла. В приведенном мною примере громадной отчетности, если умножить количество отчетов на количество филиалов (а их было очень много, даже не 10 или 20) – получаются цифры, несопоставимые с реальными физическими возможностями бюрократии центрального офиса по обработке этих отчетов.
А если нельзя обработать отчеты, зачем и кому они нужны? Должен заработать здравый смысл, который моментально отменяет все сразу или большинство бюрократических инструкций. Правда, потом на их месте вырастают, как грибы после дождя, новые инструкции. Но это уже будет совсем другая история, если хотите.
Бюрократия в управлении
Так и со свалкой с ее колоссальной системой управления одним сторожем. Только здравый смысл способен предложить правильные решения. В противном случае вся бюрократическая система будет сопротивляться любым поползновениям на ограничение их власти, влияния, доступа к ресурсам и прочее. Только подняв на смех сложившуюся конструкцию, только вспомнив о том, «что король-то голый», что на одного сторожа у нас уже более 10-и руководителей и специалистов, можно задуматься о том, как выйти достойно из этой ситуации.
Бюрократию можно победить только здравым смыслом, а порой даже только юмором или сатирой, а то и сарказмом. В серьезные игры с бюрократией играть невозможно, все равно проиграешь, независимо от цвета и достоинства «шахматных фигур», которыми располагают противники бюрократических подходов.
Невозможно играть в шахматы с теми, у кого есть право постоянно менять правила прямо по ходу игры, а именно этими правами как раз и обладает практически любая сильная бюрократическая машина, бюрократическая система. Делает она это во имя собственной несокрушимости и устойчивости. А сам объект и/или субъект управления эту бюрократическую систему интересует в самую последнюю очередь, если вообще интересует.
Потому надо почаще вспоминать сказку про голого короля, когда имеешь с дело с «несокрушимой» бюрократической машиной. Порой, помогает…
