В настоящее время интернетом люди пользуются с разными целями. Они и новости там читают, и с друзьями общаются, и информацию для учебы ищут.
Вот и для работы могут использоваться мессенджеры и социальные сети, в том числе, для ведения деловой переписки, для общения с партнерами и коллегами. И все дружно говорят, что это довольно удобно.
Всегда стоит помнить, что виртуальное общение с сослуживцами и клиентами должно быть не только удобным, но еще и приятным. А для этого важно вести деловую переписку правильно.
В первую очередь необходимо отказаться от употребления некоторых фраз, чтобы производить на собеседников приятное впечатление. Главное, чтобы переписка через социальные сети оставалась деловой, в прямом смысле этого словосочетания: «деловая переписка».
Вас услышал
Слова «вас услышал» используются довольно часто, и столь же часто это может раздражать. Если написана эта фраза, то собеседник может не понимать, что под ней подразумевается.
Раздражает не то, что информация все-таки дошла до собеседника, и он «ее услышал», воспринял. Недовольство возникает из-за отсутствия нормальной обратной связи: что именно было услышано. И, главное, что за этим последует, может последовать, должно последовать.
«Я вас услышал», – это своего рода ответ без ответа. «Я получил информацию», – слышится в таком ответе. И далее как бы следует продолжение: «А вот что я далее предприму, как отреагирую на полученные сведения – об этом вы, возможно, узнаете, а, возможно, и нет, сюрприз будет».
Деловая переписка есть деловая переписка, где каждая из сторон должна «заниматься делом», а не только «слушать другую сторону», чтобы затем делать неясные выводы и действия. Ответ «вас услышал» дает преимущество тому, кто получил информацию и в ответ написал формальную «квитанцию». По идее, можно обучить робота таким образом отвечать на любое полученное сообщение: «я вас услышал». И что дальше?!
Наладить контакт с помощью фразы «вас услышал» явно не получится, а вот плохое впечатление о себе такая фраза вполне может оставить.
Разумеется, подобное относится и к любым другим схожим по смыслу фразам-штампам, например, «принято», «получено», «информацию получил» и так далее.
Это все ретроградный Меркурий
Возможны иные вариации данной фразы, например, «так сложились звезды», «так получилось», «виноваты пришельцы» и прочее. Фактически, данной фразой собеседник пытается объяснить то, что он даже не собирается объяснять причину тех или иных событий или явлений.
Как говорил главный персонаж «Незнайки на Луне»: «Братцы, я за себя не отвечаю!». Так Незнайка вкратце сообщает примерно следующее: «Все что я сделал, делаю или буду делать – это не я, а некие обстоятельства, от меня никак не зависящие».
Деловая репутация складывается в результате реальных дел. Да, дела могут и должны подкрепляться словами, обещаниями, обязательствами, а затем отчетами о проделанной работе. Любые попытки уйти от ответственности, как за принятые, так и за не принятые еще решения рождают подобные фразы в деловой переписке.
Разумеется, эта обязательная деловая конкретность не распространяется на «флуд», простой «треп» в соцсетях, где все что угодно можно объяснить чем угодно. Однако, если соцсети используются в качестве инструмента деловой переписки, то содержание переписки должно быть деловым, конкретным.
Да, деловую информацию мы можем передавать через социальные сети, если это полезно и разрешено корпоративной культурой нашего предприятия, организации. Значит, эта информация должна быть по делу, о конкретных фактах, явлениях, действиях, о реальных, а не о мнимых ответственных за исполнение принятых решений, за принятие четких и ясных решений, за любую подачу любой информации строго в деловом ключе.
Часто «на Меркурий» ссылаются тогда, когда хотят оправдаться за допущенную ошибку. «Неудачное расположение звезд» – нередкая причина реальных опозданий, задержек, неисполнительности.
Несмотря на кажущуюся «легкость» подобного оправдания, оно раздражает. Ведь каждый отчетливо понимает, что астрология, равно как и любое необъяснимое, – это, по сути, полная чушь.
Добавим, конечно, что «…ретроградный Меркурий…» будет чушью лишь в рабочей, в деловой переписке, а не в каком-нибудь клубе поклонников туманных явлений. Но мы ведь находимся на работе, а не на клубной тусовке!
Давай голосом скажу
Аудиосообщения – вещь довольно удобная для того, кто их отправляет. А вот получателю такого послания может прийтись нелегко. Иногда бывает так, что голосовое сообщение надо послушать, чтобы никто не услышал его содержание. А это становится невозможно, если рядом есть кто-то – в офисе обычно много сотрудников в непосредственной близости друг от друга. В итоге слушателю надо отходить куда-то, искать место, где он никому не будет мешать.
Кроме того, одно дело проглядеть, пробежать глазами текстовое сообщение. И совсем другое дело – это же сообщение прослушать.
Первое дело мы обычно осуществляем почти мгновенно. Так устроен человеческий мозг. Есть интересные эксперименты, когда читателю предлагают довольно длинный текст, в котором все (!) слова написаны неправильно, в них очень сильно перепутаны буквы. Все равно любой читатель мгновенно «схватывает» весь текст сразу. Мы читаем не по буквам, и даже не по словам, а сразу как бы всем текстом.
А вот слушать аудио сообщение придется слово за словом, как его излагает наш собеседник. То есть слушать придется ровно столько же времени, сколько это сообщение «наговаривал» наш собеседник. В то время как на прочтение текстового сообщения уйдет значительно меньше времени, порой, одно маленькое и незаметное мгновенье.
Другие недостатки аудио сообщения
Более того, эпистолярный жанр (текст сообщения) останется в ленте соцсети или в мессенджере, где его всегда можно перечитать, освежить в памяти. На работе, конечно, часто бывает так, что переданное сообщение сразу же устаревает, практически, с момента его передачи или получения.
В то же время, не менее часто бывает, что переданную информацию, порой, приходится перечитывать не один раз. Так вот, перечитать заново – это одно. И совсем другое – это повторное прослушивание аудио сообщения.
К тому же, аудио сообщение выглядит в ленте соцсети, как значок. Этот значок ничем не отличается от другого значка иного аудио сообщения. А какое из ранее переданных сообщений надо прослушать заново? Или будем прослушивать все по-очереди? Времени-то (рабочего, между прочим!) хватит?
Если нет уверенности в том, что собеседнику будет удобно слушать голосовые сообщения, то стоит написать все, что хочется сказать, словами. Получатель информации – это своего рода клиент. А отправитель информации – это аналог производителя. Так вот, производитель должен подстраиваться под своего потребителя, а не наоборот.
Да, писать сообщения трудно, проще их произнести голосом. Но получателю сообщения, наоборот, проще прочитать, чем прослушать голосовое сообщение. Значит, пишем, а не наговариваем, как бы трудно это не было!
Как можно перевести свою речь в текст
Можно использовать Google Документы, чтобы бесплатно перевести свою речь в текст.
Предварительно понадобится зарегистрировать Гугл почту gmail, если ранее ей не пользовались. Если у вас есть Гугл почта, значит, у вас есть бесплатный сервис — Google Документы.
В Гугл Документах надо открыть вкладку «Инструменты». Далее в выпадающем меню выбрать «Голосовой ввод». Появится значок с микрофоном, надо нажать на кнопку с этим значком.
Возможно, появится вопрос о том, чтобы предоставить доступ к вашему микрофону. На ноутбуках микрофон обычно встроен. Следует дать согласие на использование микрофона.
Нажмите на кнопку с микрофоном и говорите вслух. Следует говорить четко, на экране будет появляться текст, который Вы говорите.
Умею в дизайн/маркетинг
Такие формулировки понимают представители молодого поколения. А вот сотрудники зрелого возраста могут счесть их неграмотными, странными. Последние могут причислить коллегу, написавшего такие слова, к «зеленым» специалистам. Но ведь таких нужно прежде всего учить, а не прислушиваться к ним.
Если нет желания прослыть некомпетентным сотрудником, то не стоит подавать информацию в таком виде. Лучше написать длинное и красивое предложение, которое приятно будет прочитать и вам, и остальным.
О влиянии интернета на деловую переписку
В соцсетях формируется совсем другой язык, хоть он и остается русским (для русскоязчной аудитории), либо английским или иным языком для иностранной аудитории. Это – язык коротких фраз, междометий и даже просто знаков препинания, что называется, без слов.
Допустим, сообщение состоит из одной единственной точки («.»). Это может означать, например,
- «конец переписки по данному вопросу» или
- «внимание, я на связи, со мной можно начать переписку»
- и тому подобное.
Речь идет даже не о телеграфном тексте, как в классическом советском фильме «Покровские ворота»: «СХОЖУ УМА». Если написать «схожу с ума», то получится три слова. Оплата телеграммы из трех слов обходилась дороже, чем оплата двух слов. По этой причине в телеграммах сокращали текст, убирая предлоги.
Речь идет о полной замене слов на сочетание значков, смайликов и прочего. В результате формируется своего рода язык «племени Тумба-Юмба».
- Это может быть, конечно, «прикольно» с одной стороны.
- Экономично по времени для передающего и принимающего информацию с другой стороны.
- Информативно при очень малом объеме передаваемой информации с третьей стороны.
- Но есть и четвертая сторона: высокий контекст. Чем меньше слов, тем выше контекст, а в отсутствии слов вообще – это высочайший контекст.
Как прикажете Вас понимать?
Высокий контекст многим хорош, кроме одного: его все люди имеют право понимать по мере своих сил и возможностей, то есть, каждый по-своему. Отправляем, предположим, сообщение «давай маркетинг». И подразумеваем при этом, скажем, «следует провести маркетинговое исследование по данному вопросу с помощью анкетирования фокус-группы».
А получатель может фразу «давай маркетинг» понять, например, как «давай проведем пробную продажу одной партии товара по себестоимости в нашей фирменной сети магазинов» или что-то иное.
В деловой переписке недопустимо, чтобы отправитель и получатель понимали одно и то же по-разному. Иначе не будет передачи информации.
Информация уверенно передается при наличии четырех условий одновременно, это наличие:
- источника информации,
- получателя информации,
- канала передачи информации и, главное, четвертое, –
- наличие общего «тезауруса», общего языка общения между отправителем и получателем информации.
Это, практически, математическое определение того, что называется «передача информации». А вот высокий контекст как раз работает против того, чтобы между передающей и принимающей сторонами был общий «тезаурус», общий язык общения. Значит, информация не будет передаваться от источника (отправителя) к приемнику (получателю). Совсем не будет передаваться, несмотря на предпринимаемые усилия.
Одним словом, в деловой переписке с помощью социальных сетей следует избегать упрощений, высокого контекста, недомолвок, ссылок на несуществующие обстоятельства и прочее.
Тогда деловая переписка посредством социальных сетей станет неотъемлемым элементом делового общения внутри организации. Разумеется, если применение соцсетей разрешено в организациях, что, к сожалению или к счастью (смотря как и смотря с какой стороны взглянуть), допускается далеко не везде, а в некоторых местах и вовсе запрещено.
