Предлагаю поговорить о том, что же такое правила служебного этикета, то есть, что нельзя, а что необходимо делать на работе. Согласитесь, нередко бывают ситуации, когда мы не знаем, как не совершить нелепый промах и не «упасть в глазах» коллег или руководства.
Работать современному человеку приходится все больше, поэтому стены офиса превращаются в родной дом, а коллеги становятся как второй семьей. Эти факторы привязывают нас к месту, в котором мы выполняем рабочие обязанности. Такой ход, как правило, поддерживает и «мудрое руководство». При этом правила служебного этикета никто не отменял, поэтому и забывать о них не стоит…
Рабочее место
Работа – это работа, поэтому нельзя на рабочем месте только создавать видимостью уюта. Как же не потерять себя в дебрях иной раз писанных и часто неписаных правил офиса? Если внешний вид школьного дневника, порой, может многое сказать о самом ученике, то о работающем человеке красноречиво говорит его рабочее место.
Нежелательно ставить на рабочий стол талисманы или обустраивать его различными украшениями, чтобы рабочее место не смотрелось как стол подростка. Неплохо смотрятся семейные фото «в рамках», но важно, чтобы это не подчеркивалось, ибо это может отвлекать от основной работы. Лучше все-таки избегать «семейных сцен», а размещать что-то нейтральное: природа, путешествия и прочее.
Стоит обратить внимание на заставку на мониторе рабочего компьютера или ноутбука. Это не личный компьютер, это в некотором роде собственность компании. Поэтому лучше избегать личного: любимые артисты или музыканты, актеры и тому подобное. Тут важна сдержанность, вплоть до отсутствия вообще каких-либо картинок на рабочем столе. Вполне подойдет ровный цветовой фон.
Никакой музыки из динамиков компьютера или ноутбука! Наушники для этого тоже не годятся, даже при нахождении в отдельном кабинете, изолированном от других участников рабочего процесса. Мы находимся на работе не для развлечения. Наушники могут быть только у тех сотрудников, кому по служебным обязанностям необходимо прослушивать ту или иную информацию, участвовать в трансляциях и переговорах с использованием вычислительной техники.
И, главное, не забываем о поддержании порядка, – лишних предметов быть не должно.
О требованиях и аудитах рабочих мест
Распространенной практикой во многих офисах является поддержка подходов 5S, которые включают в себя чистоту и полный порядок, ничего лишнего. Вплоть до того, что в офисах могут проводиться аудиты рабочих мест сотрудников с участием специально подготовленных и обученных внутренних аудиторов из числа сотрудников офиса.
В случае невыполнения требований 5S, нарушитель получит один или несколько так называемых протоколов несоответствий, которые придется потом выполнять и после этого докладывать об исполнении.
Помимо подходов 5S, в организации могут применяться и другие стандарты, распространяющиеся на рабочие места сотрудников. Это могут быть, как ни странно это может звучать в отношении рабочих мест в офисах, экологические стандарты, стандарты качества, стандарты безопасности и прочие. Сотрудников, как правило, знакомят с процедурами и инструкциями на этот счет, чтобы затем работники их четко выполняли.
Сам по себе порядок на рабочем месте не создается. Его нужно однажды создать, а потом непременно поддерживать. Как минимум, перед началом работы и в самом ее конце стоит взглянуть на свое рабочее место, и привести его в полный порядок в соответствии с установленными (или подразумеваемыми) правилами.
Дресс-код
Свои правила господствуют в каждой фирме – все и везде индивидуально, поэтому дресс-код тоже важен. Но существуют и неписаные правила.
Выглядеть нужно опрятно. При выборе парфюма необходимо избегать крайностей: рядом могут быть те, кто попросту не выносит этих запахов. Не стоит использовать тяжелые и резкие ароматы – они не для офиса. Не надевайте облегающие платья, которые хорошо подходят для похода в гости или кафе, а также короткие юбки и одежду с глубоким декольте.Мужчинам в офисах далеко не всегда к лицу спортивная или повседневная «уличная» одежда.
Иногда в офисах разрешают упрощенный дресс-код по пятницам, в преддверии выходных. Это делают для тех, кто сразу из офиса уезжает, скажем, за город, на дачу, а то и в долгожданный отпуск. Но не стоит одеваться в уличную или дачную одежду тем, кто не собирается ехать за город или в отпуск вечером в пятницу. Стоит выдерживать офисный стиль и в последний день рабочей недели.
Тем же сотрудникам, кому в этот день предстоят встречи с клиентами, поставщиками и партнерами, даже в пятницу надо одеваться в корпоративном стиле. Ведь клиенты могут и «забыть», что уже пятница! А неподобающий вид на переговорах может стать причиной неудач, срывов, неполучения желаемых результатов. Ведь, как известно, встречают по одежке…
Однако не всегда удается выдерживать корпоративный стиль, особенно в жару и в прочих «нечеловеческих» офисных условиях. Конечно, работодатели со своей стороны стараются создать микроклимат в офисах, но не все и всегда это могут сделать. Тем не менее, очень желательно не искать причины несоблюдения корпоративного стиля в одежде, а наоборот, искать пути соблюдения установленных правил, как должен выглядеть сотрудник компании.
Общение с начальником или руководителем
Конечно же, самым главным человеком, с которым приходится работать и сталкиваться ежедневно, является директор или иной вышестоящий руководитель, который является для сотрудника начальником. Обращаться к нему нужно с уважением, даже если в компании принято общаться по-простому на «ты» и только по имени.
Даже если шеф вне офиса является другом или даже родственником, на работе подчиненному нужно здороваться первым, ведь здесь он в первую очередь начальник. Также остается обращение на «вы» и по имени отчеству.
Только в совсем уж «прозападных компаниях», где корпоративный стиль строится на культуре иностранного, не русского языка общения, с шефом общаются на «ты» и обращаются к нему просто по имени. Но опять же не «Ваня», а все-таки «Иван», хотя уже не «Иван Иванович»!
В совсем уж нерусских и даже не прозападных компаниях стоит поинтересоваться у носителей иностранного языка или у штатных переводчиков (которые обычно есть в такого рода компаниях), как лучше обращаться к руководителям.
Приведем пример. В корейском языке (а у нас в стране есть южнокорейские компании, например, Хундай) нельзя при обращении к руководителю употреблять слово «должен», как например, «вы должны мне объяснить…». Особенно если руководитель – кореец. Но это уже детали, хотя немаловажные, с которыми лучше ознакомиться, что называется, на месте.
Если в некоторых ситуациях мы сомневаемся, как себя вести, то попробуем положиться на интуицию. Можно мысленно поставить себя на место директора или иного руководителя и представить, какого бы поведения мы ожидаем от подчиненного сотрудника.
Один известный мне руководитель так и записал в корпоративном кодексе свой организации: «Обращайся к коллегам, руководителям и подчиненным так, как ты хочешь, чтобы обращались к тебе». Довольно понятно объяснил, не правда ли?! Будешь, например, «тыкать», не обижайся в ответном обращении на «ты»!
Что не стоит делать на работе
Этикет играет огромную роль в нашем обществе, поэтому знание правил – неплохая визитная карточка. Не стоит рассказывать коллегам о том, что происходит в личной жизни, проходящей за пределами офиса, например, в семье. Эту сторону жизни правильнее будет обсудить с друзьями.
Вообще, рабочее время отводится для того, чтобы работать. Работать молча люди не умеют, хотя в последнее время все больше и больше молчат, потому что общаются через интернет. Молчание, конечно, золото. Но не все можно делать без слов, приходится разговаривать. На работе говорим по делу – главное правило! Остальное – вне работы.
Если жизнь заставляет, например, разговариваете о чем-то личном по телефону, то не стоит делать это при всех, лучше отойти в сторону. Правда, слишком частое стояние «в сторонке» и бесконечные переговоры по телефону не понятно о чем – настораживают. Такое поведение быстро становится заметным для коллег и руководителей. Поэтому лучше объяснить «второй стороне», которая постоянно «названивает в офис», что лучше повременить с личными разговорами, и перенести их на время после работы.
Не стоит делать макияж, сидя за рабочим столом, особенно если делим кабинет с другими сотрудниками. Внимание работника должно уделяться работе, а не «себе любимому» – таковы главные правила современной быстрой и из-за этого не слишком комфортной жизни в офисе. Макияж, как впрочем, и другие отвлечения наглядно демонстрируют своеобразное отношение к работе: антитезис пословицы «делу – время, потехе – час».
Соцсети, мессенджеры и обед
Не стоит пользоваться соцсетями и мессенджерами в неслужебных целях, «гулять» по интернету без рабочих целей и мотивов. Многие сисадмины вообще закрывают доступы туда, куда не следует заходить во время работы. Но все не закроешь, тем более, что многие «серфятся» с помощью личных телефонов, не ограниченных в своих возможностях защитными средствами системных администраторов. Тем не менее, здесь тоже помним про «делу – время!». Остальное – потом.
Прусский король Фридрих Вильгельм I говаривал: «Война войной, а обед по расписанию». Перерыв для приема пищи важен. Но лучше не обедать в кабинете, хотя во многих офисах предоставляется возможность для этого (микроволновки, кулеры и прочее). Принимать пищу лучше в специально отведенных местах, конечно, если таковые имеется.
Не стоит брать для перекуса блюда с добавлением чеснока и лука и иных «ярких» специй, так как с подобными ароматами бороться непросто, особенно в условиях «перенаселенных» офисов.
Служебный этикет как совокупность личных и профессиональных качеств
Служебный этикет призван развивать профессионализм сотрудников и поддерживать в работниках офиса положительные личные качества. Описаны ли правила служебного этикета или они сформировались не вербально за счет «былинной» культуры (мол, «всегда так жили и жить будем дальше») – служебная этика призывает работников быть культурными, сдержанными, вежливыми, лаконичными, точными и тому подобное, а также, наконец, профессиональными!
Культура – это прежде всего профессиональная лексика, а не уличный сленг, и уж тем более не идиоматические выражения или попросту мат (к сожалению, и такое бывает в жизни). Сдержанность – это в первую очередь способность обсуждать предмет служебного разговора или переписки, а не субъектов. Каким бы неприятным был тот или иной обсуждаемый вопрос или проблема – обсуждается вопрос или проблема, а не тот, кто проблему создал, что-то упустил, где-то проглядел.
Вежливость – это способность сохранить ровные отношения с коллегами опять же в любых, даже самых непростых и, порой, неприятных условиях. «Спасибо», «пожалуйста», «будьте добры» и другие подобные междометия и обороты только улучшают атмосферу любого непростого разговора.
Не «я начальник – ты дурак» или «сам дурак» (разумеется, в образном выражении, а не дословно и буквально), а «позвольте возразить», «давайте обратим внимание на следующее» и тому подобные относительно безобидные выражения. «Будем взаимно вежливыми» – этот старый лозунг не утратил своей актуальности и сегодня.
Лаконичность – особая черта, которую стоит у себя постоянно вырабатывать. Лаконичность присуща профессиональным людям. Точно вовремя сказанное или сделанное – вот успех мероприятия.
«Длинные слова меня только расстраивают», – так говаривала Сова, героиня детского мультика про «Винни-Пуха». Пространные письма, особенно, наполненные эмоциями, неприемлемы в электронной деловой переписке. Многословные речи на совещаниях и собраниях давно уже канули в лету. И тем не менее, порой, ой как хочется поговорить. Не надо! Краткость – сестра таланта.
Зри в корень
Выражение «Зри в корень» означает умение вникнуть в самую суть вопроса, способность увидеть в чём-либо самое главное, выделить основное.
Точность стоит рядом с лаконичностью. Но все-таки точность – это несколько иное. Любой вопрос или проблема должны быть точно описаны (если письменно), рассказаны (если устно), определены (если идет поиск тех или иных рабочих проблем).
Не стоит «расплываться по древу», вспоминая все от сотворения мира до современных теорий заговора. Есть вопрос или проблема, раз. Причина в следующем, два. Предлагаются такие-то варианты решения, три. А то, что проблема возникла аккурат в новолуние и во время прохождения Нибиру в противостоянии Земле – такие эмоции остаются за пределами работы и офиса…
Профессионализм и служебный этикет
На работе нужно быть профессионалом. Этика делового общения – это помимо всего прочего есть наглядная демонстрация, если хотите, своих профессиональных качеств.
Профессионализм – он и в рабочей одежде, и в стиле общения (устно, телефон, компьютер), и во взаимоотношениях с коллегами, подчиненными, начальниками, клиентами, партнерами, поставщиками, и во всем остальном.
Профессионалов видно. На них смотрят, по ним равняются, с них пишут этические кодексы. Кодексы читают и стремятся им следовать, чтобы развивать свой профессионализм.
